Techconsult er bindeleddet mellom dyktige mennesker og krevende jobber. For en av våre kunder søker vi nå etter Document Lead    28411

Formål med rollen
Document Lead skal ha det faglige og operative ansvaret for dokumentstyring i prosjektet. Rollen skal ikke kun administrere dokumenter, men lede dokumentstyringsfunksjonen, etablere struktur, drive etterlevelse og sikre at prosjektet har kontroll på dokumentflyt, revisjoner, tilganger, godkjenninger, sporbarhet og sluttdokumentasjon.
Rollen skal være en tydelig premissgiver for hvordan dokumentasjon opprettes, merkes, distribueres, gjennomgås, godkjennes, arkiveres og overleveres. Document Lead skal være prosjektets sentrale kontaktpunkt for dokumentrelaterte spørsmål og bidra til at prosjektteam, rådgivere, leverandører og øvrige interessenter arbeider etter felles rutiner i Omega 365.

Stillingens arbeidsoppgaver:
Document Lead vil blant annet ha ansvar for å:
•    Lede, etablere og videreutvikle prosjektets dokumentstyringsfunksjon i Omega 365. 
•    Etablere og forvalte dokumentstyringsplan, dokumentregister, metadata, nummereringsstruktur, navnekonvensjoner, maler, revisjonsregime og godkjenningsflyt. 
•    Sikre en tydelig, robust og etterlevd prosess for dokumentreview, kommentering, revisjon, godkjenning og distribusjon. 
•    Ivareta versjonskontroll, sporbarhet og korrekt dokumenthistorikk for prosjektets styrende, tekniske og kontraktuelle dokumentasjon. 
•    Lede og koordinere dokumentleveranser fra interne fagmiljøer, rådgivere, leverandører og andre bidragsytere. 
•    Følge opp utestående dokumentleveranser, forsinkede review-runder, mangelfull kvalitet og avvik fra etablerte dokumentkrav. 
•    Administrere tilganger, mapper, dokumentområder og arbeidsflyt i Omega 365 i tråd med prosjektets krav til informasjonssikkerhet. 
•    Samarbeide tett med prosjektledelse, fagledere, system-/verktøystøtte og sikkerhetsfunksjon for å sikre trygg og korrekt håndtering av dokumentasjon. 
•    Gi opplæring, veiledning og praktisk støtte til prosjektmedarbeidere i bruk av Omega 365 og gjeldende dokumentrutiner. 
•    Etablere struktur for sluttdokumentasjon tidlig i prosjektet og sikre at krav til overlevering bygges inn i prosjektgjennomføringen. 
•    Bidra til rapportering på dokumentstatus, restanser, kvalitet, risiko og fremdrift innen dokumentstyring. 

Forventede leveranser
•    Etablert og forankret dokumentstyringsprosess for prosjektet. 
•    Operativt og oppdatert dokumentregister i Omega 365. 
•    Definerte rutiner for dokumentmerking, revisjon, review, godkjenning og distribusjon. 
•    Kontroll på tilganger og dokumentområder. 
•    Statusrapportering på dokumentleveranser og review-prosesser. 
•    Strukturert plan for sluttdokumentasjon og overlevering. 
•    Aktiv veiledning av prosjektteam og eksterne aktører. 

Dine kvalifikasjoner:
•    Solid erfaring fra dokumentstyring i større prosjekter, gjerne industri-, bygg-, anlegg-, prosess- eller forsvarsrelaterte prosjekter. 
•    Dokumentert erfaring fra lead-rolle innen dokumentstyring, Document Control eller Information Management. 
•    Praktisk erfaring med oppsett, administrasjon og bruk av Omega 365. 
•    God forståelse for dokumentflyt, revisjonskontroll, godkjenningsprosesser, transmittals, sporbarhet og sluttdokumentasjon. 
•    Erfaring med å etablere rutiner og struktur i prosjektmiljøer der alt ikke nødvendigvis er ferdig definert. 
•    God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk. 

Ønskelig erfaring:
•    Erfaring fra byggherreorganisasjon eller større tverrfaglige utbyggingsprosjekter. 
•    Erfaring med sikkerhetskritiske prosjekter eller håndtering av sensitiv, ugradert og/eller gradert dokumentasjon. 
•    Kjennskap til krav til teknisk sluttdokumentasjon, FDV, overlevering til drift og grensesnitt mot kvalitet/HMS/sikkerhet. 
•    Erfaring med rådgivere, entreprenører og leverandører i komplekse prosjektorganisasjoner. 

Personlige egenskaper
For å lykkes i rollen bør du være strukturert, tydelig og proaktiv, med evne til å ta eierskap og drive prosesser fremover. Rollen krever en person som trives med å etablere orden, skape felles praksis og følge opp avvik på en konstruktiv måte. Kandidaten må ha gode samarbeidsevner, men også trygghet til å stille krav, utfordre praksis og sikre etterlevelse av prosjektets dokumentstyringskrav.

Stillingens spesifikasjoner:
Søknadsfristen for denne stillingen er ASAP, men vi vil også vurdere kandidater til lignende eller andre relevante stillinger fortløpende.

Arbeidssted: Sætre
Oppstart: Snarest
Varighet: 12 måneder +, med mulighet for forlengelse

Techconsult tilbyr deg som ansatt:
•    Markedsmessige betingelser 
•    Faglig utvikling og fleksibilitet gjennom å jobbe i prosjekter hos de største aktørene innen olje-, gass- og landbasert industri
•    God oppfølging av den enkelte medarbeider
•    Forsikringsordninger
•    Sosiale aktiviteter for de ansatte
•    Støtte til trening 

Techconsult vektlegger å være nær våre ansatte, og vi fokuserer på å være en profesjonell, sikker og hyggelig arbeidsgiver hvor du tydelig skal merke at fokus er på deg. 

Har du spørsmål rundt stillingen er det bare å kontakte meg, Marianne Koppang, på e-post: marianne.koppang@techconsult.no